Dlaczego workplace to nie tylko biuro?
W czasach gdy wszystko funkcjonowało według dobrze znanych reguł, a wyjście do pracy oznaczało najczęściej przyjazd do biura, tylko nieliczne firmy zastanawiały się, czy ich przestrzeń biurowa spełnia wszystkie normy i potrzeby użytkowników. Dla niektórych organizacji okazją do refleksji była dyskusja na temat wynajmu nowej przestrzeni. Inne – mogły nigdy nie zwrócić uwagi na strategię workplace, od lat działając według utartych wzorców i w dobrze znanych warunkach biurowych. Sytuacja zmieniła się jednak pod wpływem pandemii, kiedy to praca rozgościła się w naszych domach, a zjawisko pustych biur sprawiło, że pytania o strategię workplace stały się jeszcze bardziej aktualne. Czym jest workplace? Jak stworzyć biuro, które wspiera codzienną pracę? I dlaczego Workplace Advisory będzie wsparciem, jeśli chcemy zadbać o każdy aspekt workplace?
Język polski do tej pory nie wykształcił godnego odpowiednika angielskiego słowa workplace, dlatego w nomenklaturze branżowej korzysta się z jego oryginalnej wersji. W dosłownym tłumaczeniu workplace to nic innego jak miejsce do pracy i pewnie dlatego wielu osobom wciąż kojarzy się z układem przestrzennym biura, zasadami BHP czy ergonomią. Nie jest to oczywiście złe skojarzenie, jednak w praktyce workplace to coś znacznie więcej.
Co to jest workplace?
Na workplace składa się wiele czynników. Między innymi:
- to, jak pracujemy,
- gdzie pracujemy,
- jaką kulturę organizacyjną tworzymy,
- jaką firmą jesteśmy, a jaką chcielibyśmy być (wewnątrz i na zewnątrz),
- czego wymagamy od pracowników,
- jakich pracowników szukamy,
- jak się komunikujemy.
Przestrzeń pracy
Kultura organizacyjna
Employee experience
Procesy wewnętrzne
Komunikacja firmy
Choć biuro to tylko jeden z elementów składowych workplace, jest ono codzienną areną, na której zachodzą pozostałe zjawiska. Powinno być zatem tworzone w taki sposób, aby ułatwiać, wzmacniać oraz integrować te wszystkie działania. Jak to zrobić?
Biuro zawsze budzi jakieś skojarzenia
W pracy spędzamy sporą część swojego dnia i życia. Otoczenie, w jakim pracujemy ma ogromne znaczenie, ponieważ wpływa na nas w sposób ciągły i trwały. Z pewnością masz swoje ulubione miejsca do pracy, które Cię napędzają, inspirują, pozwalają się odciąć i skupić. Dobrze, jeśli takie przestrzenie znajdują się w biurze.
Czasami jednak biuro, zamiast budzić pozytywne skojarzenia, jest niewygodne i utrudnia efektywną pracę, powodując nieprzyjemny “syndrom poniedziałku”. Planując i projektując biuro, należy więc wziąć pod uwagę komfort różnych użytkowników. Nie można przy tym zapomnieć o ergonomii przestrzeni i stanowiska pracy, aktualnym modelu pracy, strategii biznesowej czy potrzebach organizacji. Dobrze zaprojektowane biuro stanie się wtedy użytecznym narzędziem dla rozmaitych interesariuszy firmy.
Kultura organizacyjna dzieje się w biurze
Niezależnie od wybranego modelu czy teorii, dobrze jest spojrzeć na kulturę organizacyjną przez pryzmat kilku kwestii: atmosfery, stylu komunikacji, sposobu zarządzania, podejścia czy postawy pracowników. Przestrzenią, w której wydarzają się te wszystkie aspekty jest właśnie biuro. Im bardziej będzie ono spójne z głębszymi poziomami kultury (normami, wartościami i jej założeniami), tym bardziej będzie ją wzmacniać.
Czy przestrzeń naszego biura jest zgodna z kulturą organizacji? Czy świadczy o przyjaznej atmosferze, otwartości? A może wręcz przeciwnie – jest chaotyczna, wyposażona przestarzałymi rozwiązaniami i zupełnie nie pasuje do firmowej wizji pracy? Oto pytania, które warto sobie zadać, myśląc o kulturze swojej organizacji.
Biuro to całoroczny, namacalny benefit
Jeszcze przed pandemią, kiedy jednym z głównych haseł HR był rynek pracownika, sporą część pracy zajmowała analiza oferowanych benefitów oraz takie ich dopasowanie do firmy, by móc zaspokoić potrzeby najbardziej wymagających. Często zapominano jednak o tym, że benefity pracownicze to nie jedyne pozapłacowe formy dbania o pracownika. Dobrze zaprojektowane biuro jest również skutecznym benefitem.
To, czy nasz pracownik będzie czuł się komfortowo w oferowanej przestrzeni ma ogromne znaczenie, bo właśnie te codzienne bolączki w kontakcie z firmą i stanowiskiem pracy będą miały wpływ na jego ogólne doświadczenie. Nie tylko coroczne wyjazdy integracyjne.
Przestrzeń pracy może napędzać lub stopować procesy wewnętrzne
Procesy wewnętrzne to działania i procesy, które są kluczowe dla realizacji celów oraz strategii firmy. Mowa tu o procesach zarządczych, innowacyjnych, komunikacji oraz przepływie wiedzy i dbaniu o rozwój. Przestrzeń biurowa może wspierać ich przebieg poprzez odpowiednie usytuowanie współpracujących ze sobą zespołów. Stworzenie różnorodnych stref to realna pomoc w codziennym funkcjonowaniu zarówno firmy, jak i pracownika.
Dla przykładu:
- firma stawiająca na innowacyjne rozwiązania i kreatywne zespoły, nie powinna zamykać się w pokojach, lecz zdecydować na przestrzeń, która pozwoli zespołom pracować w sposób nieszablonowy;
- organizacja, której zależy na integrowaniu pracowników i poprawie komunikacji, zamiast trzech ciasnych coffee pointów, rozmieszczonych w różnych częściach biura, powinna postawić na dużą kuchnię w jego centrum. Tak, aby zachęcić pracowników do wspólnego spędzania czasu.
Jaką historię opowiada Twoje biuro?
Komunikacja firmowa to wszelkiego rodzaju informacje, które firma przekazuje różnymi kanałami na zewnątrz: do partnerów, klientów, kandydatów oraz innych organizacji. Przestrzeń biura również komunikuje – na przykład to, z jakim partnerem biznesowym czy przyszłym pracodawcą mamy do czynienia. Każde biuro opowiada historię o swoich właścicielach i pracownikach, a niejednokrotnie mówi o firmie i jej kulturze więcej niż wielostronicowa, oficjalna prezentacja.
Warto zadbać o to, by biuro opowiadało historię autentyczną i spójną z tym, jak firma pozycjonuje się na zewnątrz. Uda się to tylko wtedy, kiedy weźmiemy pod uwagę perspektywę oraz potrzeby różnych zewnętrznych odbiorców.
Jak zadbać o każdy aspekt workplace?
Myśląc o dobrym i efektywnym funkcjonowaniu firmy, należy zadbać o każdy z powyższych aspektów workplace. Najlepiej tego dokonać, tworząc wewnętrzne, interdyscyplinarne grupy projektowe, które współpracując ze sobą, będą widziały całość konceptu. Oczywiście bardzo często w natłoku codziennych obowiązków, holistyczne podejście zamienia się w myślenie tylko i wyłącznie o swoim obszarze, a wizja rozmywa się z realizacją. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady u workplace consultanta, który poprzez różnorodne działania doradcze (Workplace Advisory), będzie realnym wsparciem niezależnie od etapu i wielkości projektu.
Workplace Advisory – realne wsparcie w podejmowaniu trudnych decyzji
Celem pracy workplace consultanta jest wspieranie i umożliwianie optymalnego projektowania przestrzeni pracy oraz wdrażanie takich środowisk pracy, które zapewnią najlepszą efektywność, elastyczność i wyrazistość firmie (N. Oseland, 2013). Workplace consultant może udzielić wsparcia na każdym etapie tworzenia i zarządzania miejscem pracy:
na samym początku, kiedy badania oraz wypracowana, odpowiednia strategia miejsca pracy (Workplace Strategy) są nieocenionym źródłem wiedzy, kierunku i inspiracji, na podstawie których Architekci mogą dobrać najlepsze rozwiązania przestrzenne i produktowe. Podejście do procesu projektowania biura oparte o badanie potrzeb i strategię, pozwala także samej organizacji zaoszczędzić przestrzeń, uniknąć zbędnych kosztów (dzięki możliwości zdecydowania się na rozwiązania rzeczywiście potrzebne) oraz zdjąć sporą odpowiedzialność decyzyjną;
w trakcie wdrażania zmiany biura, zasad czy modelu pracy, poprzez działania z zakresu Workplace Change Management. Workplace consultant w oparciu o swoje doświadczenie może zaproponować i pomóc zrealizować program zmiany, odciążając grupę projektową i pracując z kadrą zarządzającą czy bezpośrednio z pracownikami;
w trakcie funkcjonowania biura, pomagając w codziennych wyzwaniach, jakie niesie ze sobą środowisko pracy (Workplace & Wellbeing Consulting). Workplace consultant może doradzić, jak zarządzać biurem, aby usprawnić jego funkcjonowanie, jakie drobne zmiany wprowadzić oraz jak wesprzeć pracowników.
Kilka przydatnych informacji na temat Workplace Advisory
Kiedy najlepiej skorzystać ze wsparcia zewnętrznych konsultantów?
Właściwie na każdym etapie – projekt tworzenia, a potem funkcjonowania biura jest procesem tak zmiennym i dynamicznym, jak funkcjonowanie organizacji. Ogromne znaczenie ma ciągłe, odpowiednie zarządzanie nim, nie tylko w momencie przygotowania do przeprowadzki lub remontu w biurze. Każdy etap ma swoje potrzeby.
Jakie tematy i problemy są najczęściej podejmowane?
Zmiana i wdrożenie modelu pracy, wprowadzenie desk-sharingu, przeprowadzka firmy, zmiana aranżacji biura, rozwój firmy, wypracowanie koncepcji nowego biura, konsolidacja firm/y w jednej przestrzeni, szkolenie pracowników z zakresy modelu i miejsca pracy. Podejmujemy działania związane z szeroko pojętą zmianą w miejscu pracy.
Jakie tematy i problemy są najczęściej podejmowane?
Zmiana i wdrożenie modelu pracy, wprowadzenie desk-sharingu, przeprowadzka firmy, zmiana aranżacji biura, rozwój firmy, wypracowanie koncepcji nowego biura, konsolidacja firm/y w jednej przestrzeni, szkolenie pracowników z zakresy modelu i miejsca pracy. Podejmujemy działania związane z szeroko pojętą zmianą w miejscu pracy.
Kim nie jest workplace consultant?
Workplace consultant nie jest architektem, project managerem, IT support, BHP, mentorem, marketingowcem… choć często łączy i wykorzystuje wiedzę z tych dziedzin w wybranych zakresie.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorką materiału!
Anna Dziadkowiec
Your Workplace Partner
