Dlaczego workplace to nie tylko biuro?

W czasach gdy wszystko funkcjonowało według dobrze znanych reguł, a wyjście do pracy oznaczało najczęściej przyjazd do biura, tylko nieliczne firmy zastanawiały się, czy ich przestrzeń biurowa spełnia wszystkie normy i potrzeby użytkowników. Dla niektórych organizacji okazją do refleksji była dyskusja na temat wynajmu nowej przestrzeni. Inne mogły nigdy nie zwrócić uwagi na strategię workplace, od lat działając według utartych wzorców i w dobrze znanych warunkach biurowych. Sytuacja zmieniła się jednak pod wpływem pandemii, kiedy to praca rozgościła się w naszych domach, a zjawisko pustych biur sprawiło, że pytania o strategię workplace stały się jeszcze bardziej aktualne. Czym jest workplace? Jak stworzyć biuro, które wspiera codzienną pracę? I dlaczego Workplace Advisory będzie wsparciem, jeśli chcemy zadbać o każdy aspekt workplace?

Język polski do tej pory nie wykształcił godnego odpowiednika angielskiego słowa workplace, dlatego w nomenklaturze branżowej korzysta się z jego oryginalnej wersji. W dosłownym tłumaczeniu workplace to nic innego jak miejsce do pracy i pewnie dlatego wielu osobom wciąż kojarzy się z układem przestrzennym biura, zasadami BHP czy ergonomią. Nie jest to oczywiście złe skojarzenie, jednak w praktyce workplace to coś znacznie więcej. 

Co to jest workplace?

Na workplace składa się wiele czynników. Między innymi:

  • to, jak pracujemy,
  • gdzie pracujemy,
  • jaką kulturę organizacyjną tworzymy,
  • jaką firmą jesteśmy, a jaką chcielibyśmy być (wewnątrz i na zewnątrz),
  • czego wymagamy od pracowników,
  • jakich pracowników szukamy,
  • jak się komunikujemy.
elementy-workplace-przestrzen-pracy-workplace-advisory

Przestrzeń pracy

elementy-workplace-kultura-organizacyjna-workplace-advisory

Kultura organizacyjna

elementy-workplace-employee experience-workplace-advisory

Employee experience

elementy-workplace-procesy wewnetrzne-workplace-advisory

Procesy wewnętrzne

komunikacja-firmy-workplace-team

Komunikacja firmy

Choć biuro to tylko jeden z elementów składowych workplace, jest ono codzienną areną, na której zachodzą pozostałe zjawiska. Powinno być zatem tworzone w taki sposób, aby ułatwiać, wzmacniać oraz integrować te wszystkie działania. Jak to zrobić?​

Biuro zawsze budzi jakieś skojarzenia

W pracy spędzamy sporą część swojego dnia i życia. Otoczenie, w jakim pracujemy ma ogromne znaczenie, ponieważ wpływa na nas w sposób ciągły i trwały. Z pewnością masz swoje ulubione miejsca do pracy, które Cię napędzają, inspirują, pozwalają się odciąć i skupić. Dobrze, jeśli takie przestrzenie znajdują się w biurze. 

Czasami jednak biuro, zamiast budzić pozytywne skojarzenia, jest niewygodne i utrudnia efektywną pracę, powodując nieprzyjemny “syndrom poniedziałku”. Planując i projektując biuro, należy więc wziąć pod uwagę komfort różnych użytkowników. Nie można przy tym zapomnieć o ergonomii przestrzeni i stanowiska pracy, aktualnym modelu pracy, strategii biznesowej czy potrzebach organizacji. Dobrze zaprojektowane biuro stanie się wtedy użytecznym narzędziem dla rozmaitych interesariuszy firmy.

Kultura organizacyjna dzieje się w biurze

praca-w-biurze-kultura-organizacyjna-workplace

Niezależnie od wybranego modelu czy teorii, dobrze jest spojrzeć na kulturę organizacyjną przez pryzmat kilku kwestii: atmosfery, stylu komunikacji, sposobu zarządzania, podejścia czy postawy pracowników. Przestrzenią, w której wydarzają się te wszystkie aspekty jest właśnie biuro. Im bardziej będzie ono spójne z głębszymi poziomami kultury (normami, wartościami i jej założeniami), tym bardziej będzie ją wzmacniać.

Czy przestrzeń naszego biura jest zgodna z kulturą organizacji? Czy świadczy o przyjaznej atmosferze, otwartości? A może wręcz przeciwnie – jest chaotyczna, wyposażona przestarzałymi rozwiązaniami i zupełnie nie pasuje do firmowej wizji pracy? Oto pytania, które warto sobie zadać, myśląc o kulturze swojej organizacji.

Biuro to całoroczny, namacalny benefit

Jeszcze przed pandemią, kiedy jednym z głównych haseł HR był rynek pracownika, sporą część pracy zajmowała analiza oferowanych benefitów oraz takie ich dopasowanie do firmy, by móc zaspokoić potrzeby najbardziej wymagających. Często zapominano jednak o tym, że benefity pracownicze to nie jedyne pozapłacowe formy dbania o pracownika. Dobrze zaprojektowane biuro jest również skutecznym benefitem. 

To, czy nasz pracownik będzie czuł się komfortowo w oferowanej przestrzeni ma ogromne znaczenie, bo właśnie te codzienne bolączki w kontakcie z firmą i stanowiskiem pracy będą miały wpływ na jego ogólne doświadczenie. Nie tylko coroczne wyjazdy integracyjne.

Przestrzeń pracy może napędzać lub stopować procesy wewnętrzne

Procesy wewnętrzne to działania i procesy, które są kluczowe dla realizacji celów oraz strategii firmy. Mowa tu o procesach zarządczych, innowacyjnych, komunikacji oraz przepływie wiedzy i dbaniu o rozwój. Przestrzeń biurowa może wspierać ich przebieg poprzez odpowiednie usytuowanie współpracujących ze sobą zespołów. Stworzenie różnorodnych stref  to realna pomoc w codziennym funkcjonowaniu zarówno firmy, jak i pracownika. 

Dla przykładu:

  • firma stawiająca na innowacyjne rozwiązania i kreatywne zespoły, nie powinna zamykać się w pokojach, lecz zdecydować na przestrzeń, która pozwoli zespołom pracować w sposób nieszablonowy;
  • organizacja, której zależy na integrowaniu pracowników i poprawie komunikacji, zamiast trzech ciasnych coffee pointów, rozmieszczonych w różnych częściach biura, powinna postawić na dużą kuchnię w jego centrum. Tak, aby zachęcić pracowników do wspólnego spędzania czasu.

Jaką historię opowiada Twoje biuro?

Komunikacja firmowa to wszelkiego rodzaju informacje, które firma przekazuje różnymi kanałami na zewnątrz: do partnerów, klientów, kandydatów oraz innych organizacji. Przestrzeń biura również komunikuje – na przykład to, z jakim partnerem biznesowym czy przyszłym pracodawcą mamy do czynienia. Każde biuro opowiada historię o swoich właścicielach i pracownikach, a niejednokrotnie mówi o firmie i jej kulturze więcej niż wielostronicowa, oficjalna prezentacja. 

Warto zadbać o to, by biuro opowiadało historię autentyczną i spójną z tym, jak firma pozycjonuje się na zewnątrz. Uda się to tylko wtedy, kiedy weźmiemy pod uwagę perspektywę oraz potrzeby różnych zewnętrznych odbiorców.

biuro-open-space-workplace

Jak zadbać o każdy aspekt workplace?

Myśląc o dobrym i efektywnym funkcjonowaniu firmy, należy zadbać o każdy z powyższych aspektów workplace. Najlepiej tego dokonać, tworząc wewnętrzne, interdyscyplinarne grupy projektowe, które współpracując ze sobą, będą widziały całość konceptu. Oczywiście bardzo często w natłoku codziennych obowiązków, holistyczne podejście zamienia się w myślenie tylko i wyłącznie o swoim obszarze, a wizja rozmywa się z realizacją. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady u workplace consultanta, który poprzez różnorodne działania doradcze (Workplace Advisory), będzie realnym wsparciem niezależnie od etapu i wielkości projektu.

Workplace Advisory – realne wsparcie w podejmowaniu trudnych decyzji

Celem pracy workplace consultanta jest wspieranie i umożliwianie optymalnego projektowania przestrzeni pracy oraz wdrażanie takich środowisk pracy, które zapewnią najlepszą efektywność, elastyczność i wyrazistość firmie (N. Oseland, 2013). Workplace consultant może udzielić wsparcia na każdym etapie tworzenia i zarządzania miejscem pracy:

na samym początku, kiedy badania oraz wypracowana, odpowiednia strategia miejsca pracy (Workplace Strategy) są nieocenionym źródłem wiedzy, kierunku i inspiracji, na podstawie których Architekci mogą dobrać najlepsze rozwiązania przestrzenne i produktowe. Podejście do procesu projektowania biura oparte o badanie potrzeb i strategię, pozwala także samej organizacji zaoszczędzić przestrzeń, uniknąć zbędnych kosztów (dzięki możliwości zdecydowania się na rozwiązania rzeczywiście potrzebne) oraz zdjąć sporą odpowiedzialność decyzyjną;

w trakcie wdrażania zmiany biura, zasad czy modelu pracy, poprzez działania z zakresu Workplace Change Management. Workplace consultant w oparciu o swoje doświadczenie może zaproponować i pomóc zrealizować program zmiany, odciążając grupę projektową i pracując z kadrą zarządzającą czy bezpośrednio z pracownikami;

w trakcie funkcjonowania biura, pomagając w codziennych wyzwaniach, jakie niesie ze sobą środowisko pracy (Workplace & Wellbeing Consulting). Workplace consultant może doradzić, jak zarządzać biurem, aby usprawnić jego funkcjonowanie, jakie drobne zmiany wprowadzić oraz jak wesprzeć pracowników.

Kilka przydatnych informacji na temat Workplace Advisory

workplace-consultant-ukladanie-puzzli-workplace-advisory

Kiedy najlepiej skorzystać ze wsparcia zewnętrznych konsultantów?

Właściwie na każdym etapie – projekt tworzenia, a potem funkcjonowania biura jest procesem tak zmiennym i dynamicznym, jak funkcjonowanie organizacji. Ogromne znaczenie ma ciągłe, odpowiednie zarządzanie nim, nie tylko w momencie przygotowania do przeprowadzki lub remontu w biurze. Każdy etap ma swoje potrzeby.

Jakie tematy i problemy są najczęściej podejmowane?

Zmiana i wdrożenie modelu pracy, wprowadzenie desk-sharingu, przeprowadzka firmy, zmiana aranżacji biura, rozwój firmy, wypracowanie koncepcji nowego biura, konsolidacja firm/y w jednej przestrzeni, szkolenie pracowników z zakresy modelu i miejsca pracy. Podejmujemy działania związane z szeroko pojętą zmianą w miejscu pracy.

workplace-advisory-tematy-wyzwania-workplace-consultant
workplace-advisory-tematy-wyzwania-workplace-consultant

Jakie tematy i problemy są najczęściej podejmowane?

Zmiana i wdrożenie modelu pracy, wprowadzenie desk-sharingu, przeprowadzka firmy, zmiana aranżacji biura, rozwój firmy, wypracowanie koncepcji nowego biura, konsolidacja firm/y w jednej przestrzeni, szkolenie pracowników z zakresy modelu i miejsca pracy. Podejmujemy działania związane z szeroko pojętą zmianą w miejscu pracy.

kim-nie-jest-workplace-consultant-workplace-advisory

Kim nie jest workplace consultant?

Workplace consultant nie jest architektem, project managerem, IT support, BHP, mentorem, marketingowcem… choć często łączy i wykorzystuje wiedzę z tych dziedzin w wybranych zakresie.

Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorką materiału!

Anna Dziadkowiec 
Your Workplace Partner