Lafarge – rearanżacja biura i przedłużenie umowy najmu [CASE STUDY]
Branża: produkcja rozwiązań budowlanych
Lokalizacja biura: Warszawa, West Station II
Wielkość biura: 1 400 m2
Liczba pracowników: 110
Lafarge posiada w Polsce ponad 75 zakładów produkcyjnych, w tym: cementownie, kopalnie i przeładownie kruszyw oraz wytwórnie betonu. Od września 2017 roku biuro Zarządu zlokalizowane jest na 13 piętrze budynku West Station II w Warszawie. Chęć przedłużenia umowy najmu przez Klienta w dotychczasowym kompleksie wynikała z zadowolenia z dotychczasowej współpracy z Wynajmującym oraz atrakcyjnej lokalizacji.
W transakcji przedłużenia najmu najemcę reprezentowała agencja nieruchomości Savills, która wraz z pracownią Hejduk Architekci oraz Workplace Team, zapewniła Klientowi kompleksową usługę wsparcia w procesie negocjacji i rearanżacji obecnej przestrzeni biurowej.
CELE PROJEKTU
1. Przedłużenie umowy najmu powierzchni w kompleksie biurowym West Station II,
2. konsolidacja funkcji dwóch biur – przeniesienie pracowników z mniejszego biura do obecnego (1 400 m2),
3. rearanżacja przestrzeni w oparciu o przygotowaną strategię miejsca pracy.
ZAKRES WSPARCIA
1. Reprezentacja najemcy w transakcji przedłużenia najmu i negocjacje – Savills,
2. przygotowanie strategii miejsca pracy w oparciu o przeprowadzone badania środowiska pracy – Workplace Team,
3. projekt rearanżacji, doradztwo architektoniczne i nadzór autorski – Hejduk Architekci,
4. badanie ewaluacyjne – Workplace Team.
Strategia miejsca pracy – na dobry start!
Głównymi celami tej części projektu było:
◌ zbadanie potrzeb poszczególnych zespołów i dobór rozwiązań przestrzennych,
◌ strategiczne usytuowanie zespołów w oparciu o współpracę i styl pracy (strefy głośne i ciche),
◌ stworzenie stref wspierających oraz gabinetów dla dyrektorów.
Za pomocą różnych metod badawczych zbadaliśmy i określiliśmy między innymi:
◌ ogólne cele i założenia projektu,
◌ wizję i kierunek zmian,
◌ rolę biura,
◌ specyfikę pracy i potrzeby biurowe poszczególnych działów oraz kadry zarządzającej,
◌ specyfikę współpracy i powiązania pomiędzy działami,
◌ bufor rozwojowy w kierunku stworzenia elastycznego miejsca pracy.
W oparciu o szczegółową analizę pozyskanych danych i wiedzę branżową przygotowaliśmy strategię biura Lafarge. Poza rekomendacjami zawierała ona listę wytycznych do rearanżacji, spis docelowych pomieszczeń oraz stref odpowiednio ulokowanych względem siebie. To właśnie na bazie tego dokumentu Decydenci firmy Lafarge mogli podjąć dalsze decyzje projektowe, co pozwoliło im zminimalizować ryzyko błędów czy niepotrzebnych wydatków.
Przeprowadzone badania workplace oraz przygotowana na ich podstawie strategia miejsca pracy pozwoliły nam na przygotowanie adekwatnej koncepcji zmian. Rearanżacja uwzględniła strategiczne usytuowanie zespołów, zaplanowanie dodatkowych stref wspierających pracę oraz gabinetów dla dyrektorów, w oparciu o potrzeby i styl pracy.
Badanie i raport strategii miejsca pracy były bardzo pomocne, bo scaliły wszystkie potrzeby, które pojawiały się u nas przez ostatnie 5 lat. Do dziś się posiłkujemy wynikami.
Na podstawie przygotowanej strategii zostały przeprowadzone prace budowlane i rearanżacyjne, koordynowane przez pracownię Hejduk Architekci.
Ważnym w tym projekcie był odpowiedni dobór rozwiązań oraz koordynacja prac budowlanych przy ciągłej pracy pracowników w remontowanym biurze. W oparciu o naszą wiedzę, doświadczenie i elastyczność udało się nam tego dokonać z powodzeniem.
Udana realizacja
Cele zostały osiągnięte. Po zmianach w biurze zespoły siedzą blisko zespołów, z którymi ściśle współpracują oraz w podziale na strefy głośne i ciche. Ułatwia to przepływ wiedzy i informacji, a także komfort pracy w biurze.
Open space, wcześniej duży, nieprzyjazny akustycznie, stał się miejscem pracy przy biurku, z dostępem do stref wspierających: budek telefonicznych, focus roomów oraz większej liczby różnorodnych sal spotkań.
Dzięki identyfikacji dotychczas niewykorzystywanych miejsc i rozwiązań, stworzono przestrzeń do pracy dla 20 pracowników z innego biura, gabinety dla kadry zarządzającej oraz dodatkową powierzchnię magazynową.
Tabela 1. Liczbowe porównanie wybranych elementów i pomieszczeń w biurze Lafarge przed i po zmianach.
Wsparcie na medal!
Przeprowadzone badanie ewaluacyjne po wprowadzonych zmianach wskazuje na wysoki wskaźnik zadowolenia pracowników z nowego biura (89%). Pracownicy wysoko oceniają takie elementy jak: dostęp do światła dziennego, lokalizacja biura, ergonomia stanowiska pracy (krzesła i biurka), wygląd biura. Ponadto wysoko jest również oceniana funkcjonalność przestrzeni po rearanżacji, ze szczególnym naciskiem na możliwość wykonywania w nim takich aktywności, jak: spotkanie zewnętrzne i wewnętrzne, rozmowy online 1:1, spontaniczna współpraca i konsultacje. Co więcej, przestrzeń postrzegana jest jako miejsce prestiżowe i reprezentacyjne od samego wejścia.
Wykres 1. Ocena funkcjonalności nowego biura na podstawie ewaluacyjnego badania ankietowego wśród pracowników, n=52.
Z kolei dla kadry zarządzającej (n=9) najbardziej istotną zmianą jest strategiczne ulokowanie zespołów i osób nimi zarządzających w przestrzeni biurowej oraz posiadanie komfortowych gabinetów do pracy.
Możliwość odwołania się do powstałej strategii miejsca pracy i wyników badań ewaluacyjnych stała się bardzo przydatna przy monitorowaniu biura, komunikacji z pracownikami i podejmowaniu dalszych decyzji odnośnie potencjalnych zmian biurowych w przyszłości.
Nie wyobrażam sobie prowadzić tego procesu bez profesjonalnego wsparcia, jakie otrzymaliśmy. To nie był łatwy projekt jednakże niezwykle ciekawy. Najtrudniejsze zadanie, jakie realizowaliśmy, to koordynacja prac budowlanych przy funkcjonującym biurze. Badanie pokazało nam, jak możemy to przeprowadzić bez zakłócania jego normalnej pracy.
Zrealizowaliśmy cel tego projektu nie w 100, ale w 120%.
