Nowe biuro, czyli zmiana, którą należy zarządzić
Projekt nowego biura bądź rearanżacja dotychczasowej przestrzeni to zmiana dla organizacji. Jak każda – budzi emocje wśród pracowników, wiąże się z nowymi zasadami, wymaga zaplanowania i wdrożenia. Zmieniasz swoje biuro? Jak przygotujesz pracowników na tę zmianę? Czy wiedzą gdzie i jak będą pracować? Czy powołałeś w firmie osobę odpowiedzialną za zarządzanie zmianą w tym projekcie? Poznaj Workplace Change Management!
Nowe biuro to nowe możliwości. Dobrze zaplanowane i zaprojektowane rozwija firmę, umożliwia wdrożenie nowych zasad, wspiera nowy model pracy, zapewnia poprawę warunków, wzmacnia kulturę firmy oraz efektywność jej pracowników. Nowa przestrzeń biurowa to często nowa lokalizacja, nowy układ pomieszczeń, nowa aranżacja i wyposażenie. To także konieczność korzystania z nowej technologii, pracy na nowych zasadach i w nowym modelu. Być może obok kogoś innego niż do tej pory, nie przy własnym lecz współdzielonym biurku.
Określenie „nowe” pojawia się tu wielokrotnie i może napawać niepokojem. Bo co znaczy „nowe”? A przede wszystkim czy i dlaczego tego „nowego” potrzebujesz? Jeśli tworzysz nowe biuro, musisz zdać sobie sprawę z tego, że będzie ono stanowiło zmianę dla pracowników. Zmianę, która narusza znane i lubiane struktury oraz nawyki oraz może rodzić różne reakcje i zachowania. Od tego, jak zarządzisz tą zmianą, zależy jednak sukces całego projektu.
Workplace Change Management w zarządzaniu projektem nowego biura
Projekt nowego biura to szereg zadań do zrealizowania na różnych poziomach. Obejmuje zarządzanie projektem od strony technicznej (project management), co z kolei wiąże się z pilnowaniem budżetu, terminów, nadzorowaniem prac i spotkań, podejmowaniem decyzji dotyczących aranżacji czy zakupowych w zakresie wyposażenia.
Ważne, by poza techniczną stroną zaopiekować się także ludźmi. W końcu nowe biuro powstaje właśnie dla nich – jego ostatecznych użytkowników. Działania w ramach zarządzania zmianą miejsca pracy (workplace change management) to nic innego jak wspieranie i towarzyszenie pracownikom w planowanej zmianie, tak by łagodnie przeprowadzić ich z obecnego do nowego środowiska pracy. Zarządzanie projektem i zarządzanie zmianą są współzależne. Nie można zapomnieć o ludziach ani zarządzać zmianą w próżni.
Dlaczego w procesie zmiany biura warto zainwestować w Workplace Change Management?
Projekt nowego biura warto potraktować jak wdrożenie nowego narzędzia do pracy, bo dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa może stać się właśnie takim narzędziem. Nie chodzi tylko o to, by dopasować je do potrzeb firmy i ostatecznych użytkowników, ale także, a właściwie przede wszystkim, by odpowiednio je wdrożyć.
Aby zmiana się udała, niezbędnym jest:
⚬ odpowiednie zaprojektowanie procesu zarządzania zmianą miejsca pracy (z uwzględnieniem dostępności zasobów wewnętrznych w firmie, konkretnej wizji nowego biura oraz strategii jej realizacji),
⚬ wdrożenie, czyli przygotowanie pracowników do zmiany środowiska, w którym pracują. Ważne, by zmiana była przez nich rozumiana i akceptowana, a atmosfera wokół nowego biura – pozytywna. Jeśli zaangażujemy ludzi w proces powstawania nowej przestrzeni, będą potrafili wykorzystać ją zgodnie z pierwotną wizją.
Zmiana potrzebuje zatem zaplanowania, ale także odpowiedniego wdrożenia. Ten drugi aspekt jest rzadko traktowany z należytą uwagą. Natomiast to właśnie ludzie są odbiorcami zmiany biura i powinni ją rozumieć oraz zaakceptować. Dbając o nich, należy podjąć różnorodne działania, które wpłyną bezpośrednio na całościowy efekt tego procesu. Projekt nowego biura jest zazwyczaj czasochłonny i wysokobudżetowy. Jeśli zostanie dobrze wdrożony, to zmiana dla Twojej firmy będzie w pełni wartościowa.
Co zyskasz, inwestując w Workplace Change Management?
⚬ Zwiększysz prawdopodobieństwo sukcesu projektu,
⚬ wesprzesz kadrę zarządzającą we wdrożeniu zmiany,
⚬ zminimalizujesz opór wśród pracowników,
⚬ pomożesz im zrozumieć sens zmiany i łatwiej zaadoptować się do efektywnej pracy w nowej przestrzeni,
⚬ łagodnie przeprowadzisz swoich pracowników do nowej przestrzeni, ucząc ich nowych zasad oraz zmiany nawyków,
⚬ zadbasz o spójną komunikację w trakcie trwania projektu.
Skuteczny program zarządzania zmianą miejsca pracy
Program zarządzania zmianą nie musi być złożony, ale musi być dopasowany do organizacji. Wymaga w związku z tym kompleksowego przeanalizowania istoty planowanej zmiany, jej wielkości oraz odbiorców, tak by w pełni dopasować podjęty zakres działań do zidentyfikowanych potrzeb.
Jest kilka istotnych elementów, na które każdorazowo warto zwrócić uwagę i uwzględnić je w planowaniu i przeprowadzeniu projektu zarządzania zmianą miejsca pracy. Najważniejszy element to… zacząć jak najwcześniej. Zarządzanie zmianą to proces. Należy w nim unikać metody „gaszenia pożarów” i dać sobie możliwość jego systematycznego przeprowadzenia.
Zmiana, także ta związana z biurem, musi być ściśle powiązana z celami, wizją projektu oraz oczekiwanymi rezultatami. Dlaczego zmieniasz przestrzeń biurową? Kończy się umowa najmu, ale czy coś jeszcze? Jakie elementy obecnej przestrzeni nie działają? Które z rozwiązań nie przystają do Twoich potrzeb? Co chcesz osiągnąć poprzez tę zmianę? Czy chcesz w nowym biurze polepszyć jakieś procesy? Komunikację, atmosferę w firmie, transparentność, przepływ wiedzy, styl zarządzania, innowacyjność? A może chcesz poprawić komfort i samopoczucie pracowników? Na te pytania należy sobie odpowiedzieć na samym początku, by kolejne działania były spójne z nadrzędnymi celami projektu.
10 elementów skutecznego programu zarządzania zmianą miejsca pracy
- Zacznij jak najwcześniej.
- Zdefiniuj wizję i powody zmiany.
- Powołaj osobę lub zespół projektowy, który będzie zarządzać zmianą w Waszej firmie. Jeśli nie macie takich zasobów w organizacji, zatrudnij zewnętrznych konsultantów.
- Zaangażuj sponsorów i decydentów projektu nowego biura w proces zarządzania zmianą.
- Przygotuj liderów, niech będą agentami tej zmiany! Powołaj ambasadorów reprezentujących poszczególne działy i pracuj z nimi w trakcie trwania całego projektu.
- Zaplanuj i prowadź komunikację poprzez różne kanały dotarcia do interesariuszy Twojego projektu.
- Zaplanuj i przeprowadź dodatkowe działania angażujące pracowników w projekt nowego biura, takie jak programy pilotażowe, testowanie rozwiązań, konkursy, pakiety powitalne itp.
- Bądź otwarty na uwagi i sugestie Twoich pracowników.
- Celebruj małe sukcesy oraz przeprowadzkę.
- Monitoruj wdrożenie tej zmiany. Nie bój się ewaluacji i wprowadzania drobnych modyfikacji w nowej przestrzeni biurowej.
Jak możemy Cię wesprzeć w procesie zarządzania zmianą?
Nasz zespół ekspertów i konsultantów na co dzień wspiera klientów w procesie zmiany miejsca i kultury pracy. Dla nas nie będzie to pierwsza zmiana, jakiej się podejmiemy. Mamy doświadczenia z różnych projektów, co daje nam możliwość sprawnej realizacji wszystkich niezbędnych do wprowadzenia i utrwalenia zmiany kroków. Często wewnętrzne zespoły projektowe mają ograniczone zasoby, dlatego działania związane z pracownikami, komunikacją oraz inicjatywami schodzą na dalszy plan. Pracując z zewnętrznymi konsultantami, firma zapewnia sobie współpracę w określonym rytmie, na sprawdzonych schematach działań.
Tak pracujemy
W ramach Workplace Change Management współpracujemy bezpośrednio z grupą projektową i wspieramy ją w prowadzeniu projektu zmiany. Dzięki szkoleniom, cyklicznym spotkaniom statusowym, przygotowywaniu planu komunikacji czy projektowaniu przedsięwzięć angażujących pracowników, grupa projektowa zostaje wyposażona w gotowe materiały i pomysły do wdrożenia.
Nasze działania kierujemy także do liderów i kadry zarządzającej. To oni powinni być dla pracowników „twarzą zmiany” i w odpowiedni sposób komunikować ją swoim zespołom, wdrażając nowe zasady pracy. Dzięki pracy z tą grupą, szkoleniom, warsztatom i coachingowi managerskiemu, kadra zarządzająca staje się w pełni świadomymi agentami zmiany, która wspiera swoich pracownikom w tym procesie.
Choć zadaniem zarządu i managerów jest aktywne angażowanie się w realizację projektu i traktowanie go jako ważnego elementu strategii, proces ten nie może toczyć się na samej górze, za zamkniętymi drzwiami. Pracownicy powinni czynnie w nim uczestniczyć. To dlatego prowadzimy także działania bezpośrednio wśród pracowników. Warsztaty partycypacyjne, spotkania edukacyjne, webinary, elementy interakcji społecznej, współzawodnictwa i angażujące przedsięwzięcia dotyczące istoty zmiany mają na celu zapewnienie przepływu informacji oraz wzrost identyfikacji z projektem. Oczywiście każda organizacja powinna sama zdecydować, w jakim stopniu chce i może zaangażować swoich pracowników tak, by było to spójne z celami projektu oraz kulturą firmy. Niezmiennie można ich jednak włączyć w projekt na wiele sposobów, co zawsze przynosi bardzo pozytywne efekty.
Potrzebujesz wsparcia? Sprawdź nasze usługi workplace i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!
Workplace Team pomógł nam uporządkować priorytety i wskazał obszary, które okazały się dla nas kluczowe. Tak powstał program szkolenia, którego realizacja nas zachwyciła. (...) Jestem przekonana, że szkolenie wzmocniło nasze kompetencje i wpłynie na efektywność naszych działań. Polecam współpracę z Workplace Team. To zespół, który przekonuje swoim profesjonalizmem, uważnością na potrzeby klientów i grupy na sali szkoleniowej, koncentracją na celu, wiedzą merytoryczną i doświadczeniem, ale przede wszystkim to zespół serdecznych i życzliwych osób, z którymi chętnie realizujemy kolejne projekty.
Kiedy warto zaangażować zewnętrznego konsultanta?
⚬ Kiedy nie masz wystarczających zasobów na prowadzenie projektu zmiany,
⚬ kiedy terminy w projekcie są napięte i potrzebujesz sprawdzonych rozwiązań,
⚬ kiedy czujesz, że przydałoby się Wam wsparcie eksperta,
⚬ gdy to pierwsza firmowa zmiana biura i chcesz, żeby ktoś naszkicował Wam kierunek, którym podążać.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorką materiału!
Ewelina Solecka
Your Workplace Partner
