KRUK S.A. – strategia biura hybrydowego oparta na danych [CASE STUDY]
KRUK S.A. to lider branży windykacyjnej w Polsce i Europie. Od ponad 27 lat zajmuje się zarządzaniem wierzytelnościami. Grupa KRUK zatrudnia ponad 3,5 tysiąca pracowników i współpracuje z największymi instytucjami finansowymi w Europie.
Po ponad dekadzie w dotychczasowej siedzibie we Wrocławiu KRUK S.A. podjął decyzję o zmianie biura. Dynamiczny rozwój organizacji, ewolucja modelu pracy oraz zmiana potrzeb pracowników sprawiły, że dotychczasowa przestrzeń przestała odpowiadać potrzebom biznesowym.
Aby proces rearanżacji lub relokacji był oparty na rzetelnych danych, KRUK zdecydował się zaangażować w proces partnera specjalizującego się w badaniach Workplace. Nasza współpraca rozpoczęła się od szczegółowego poznania firmy, jej struktury i priorytetów, co stało się solidną podstawą do całego procesu projektowego.
Branża: finansowa, specjalizująca się w zarządzaniu wierzytelnościami
Nowa lokalizacja biura: Wrocław, kompleks biurowy B10, Vastint Poland
Wielkość nowego biura: 6 000 m2
Nowa lokalizacja biura: Wrocław, kompleks biurowy B10, Vastint Poland
Wielkość nowego biura: 6 000 m2
Po ponad dekadzie w dotychczasowej siedzibie we Wrocławiu KRUK S.A. podjął decyzję o zmianie biura. Dynamiczny rozwój organizacji, ewolucja modelu pracy oraz zmiana potrzeb pracowników sprawiły, że dotychczasowa przestrzeń przestała odpowiadać potrzebom biznesowym.
Aby proces rearanżacji lub relokacji był oparty na rzetelnych danych, KRUK zdecydował się zaangażować w proces partnera specjalizującego się w badaniach Workplace. Nasza współpraca rozpoczęła się od szczegółowego poznania firmy, jej struktury i priorytetów, co stało się solidną podstawą do całego procesu projektowego.
CELE PROJEKTU:
1. stworzenie koncepcji hybrydowego biura firmy KRUK,
2. zbadanie potrzeb biurowych firmy,
3. przygotowanie wytycznych do projektu rearanżacji biura, bądź poszukiwania nowej powierzchni najmu w oparciu o zebrane dane.
Strategiczne fundamenty projektu: badanie potrzeb i analiza danych
W naszej autorskiej metodologii, którą stosujemy z powodzeniem w projektach workplace, zaczynamy od poziomu strategicznego. W projekcie KRUKa przeprowadziliśmy warsztaty z Zarządem i Dyrektorami Operacyjnymi, które umożliwiły nam m.in. wypracowanie wspólnej wizji nowego biur oraz zdefiniowanie kluczowych czynników sukcesu.
Kolejnym etapem naszych analiz było szczegółowe zbadanie modelu pracy organizacji oraz specyfiki działań poszczególnych zespołów. Dzięki badaniu ankietowemu wśród liderów, a także grupom fokusowym z przedstawicielami pracowników poznaliśmy szczegółowo styl pracy działów i zrozumieliśmy różnorodność ich potrzeb biurowych.
Ważnym fundamentem analiz workplace’owych, które przeprowadzamy są twarde dane, pozwalające zrozumieć rzeczywisty sposób korzystania z biura. Stąd w projekcie przeprowadziliśmy audyt obecnej przestrzeni oraz analizę statystyk wejść. Ten etap pozwolił nam wnioskować, co w obecnej przestrzeni działa, jak ona jest używana, a co wymaga transformacji, aby skutecznie wspierać organizację w kolejnych latach.
Strategia miejsca pracy i koncepcja Activity Based Working (ABW)
Bazując na wynikach przeprowadzonych analiz opracowaliśmy strategię miejsca pracy, która uwzględnia cele biznesowe KRUKa, kulturę organizacyjną oraz realne potrzeby użytkowników biura. Zaprojektowane rozwiązania uwzględniały horyzont siedmioletniej umowy najmu, potencjalny rozwój organizacji oraz możliwe scenariusze funkcjonowania w modelu hybrydowym.
Nowy koncept biura zakładał zmianę dotychczasowej funkcji przestrzeni – z układu tradycyjnego na środowisko pracy oparte na Activity Based Working, elastyczne i efektywnie wspierające różne aktywności pracowników.
Strefy wspierające koncentrację, współpracę i regenerację
Ze względu na zróżnicowaną specyfikę pracy zespołów w KRUKu zarekomendowaliśmy m.in.:
- elastyczne typy stanowisk pracy, dostosowane do potrzeb poszczególnych działów: strefy hot desks, desk sharing oraz biurka przypisane tam, gdzie wymagała tego charakterystyka pracy,
- zróżnicowane strefy wspierające sprzyjające koncentracji, współpracy, spontanicznym spotkaniom i regeneracji, w tym: focus roomy, pokoje projektowe, małe sale spotkań oraz półotwarte strefy do krótkich rozmów.Podkreślaliśmy również, że strefy wspierające mogą pełnić funkcję alternatywnych miejsc do pracy indywidualnej – zapewniając bufor przy zwiększonej liczbie użytkowników w biurze.
Wellbeing i ergonomia jako element strategii biura KRUK S.A.
Istotnym elementem strategii było także stworzenie przestrzeni sprzyjającej zdrowiu i dobrostanowi pracowników. W rekomendacjach uwzględniliśmy ergonomiczne rozwiązania oraz różnorodne strefy odpoczynku, takie jak: pokój masażu, relax room czy game room, wspierające ruch, regenerację i codzienny komfort pracowników.
Korzyści z opracowanej strategii dla wyboru nowej lokalizacji biura
Projekt zrealizowaliśmy w ciągu trzech miesięcy, dostarczając Klientowi kluczowy materiał decyzyjny, wspierający wybór nowego budynku biurowego. Zebrane dane, analizy potrzeb oraz rekomendacje funkcjonalne umożliwiły precyzyjne porównanie dostępnych lokalizacji i ocenę ich dopasowania do rzeczywistych wymagań organizacji. Wypracowane wyniki stały się również solidną podstawą do kolejnego etapu – współpracy z pracownią architektoniczną, która na ich bazie przygotowała space plany oraz koncepcje aranżacji przestrzeni.
Realizacja strategii i nowa przestrzeń biurowa KRUK S.A.
Nowe biuro odzwierciedla wszystkie kluczowe założenia projektu i realnie wspiera sposób pracy organizacji. Efekty wdrożenia są dziś widoczne zarówno w jakości przestrzeni, jak i w codziennym doświadczeniu pracowników. Nowe biuro KRUKa to nowoczesna i zoptymalizowana przestrzeń odpowiadająca na aktualne i przyszłe potrzeby firmy. Zredukowano metraż o 1300 m², w porównaniu do poprzedniego, przy jednoczesnym podniesieniu funkcjonalności i efektywności wykorzystania powierzchni.
Co ważne obecna przestrzeń jest w pełni dopasowana do realiów pracy hybrydowej. Dzięki wprowadzeniu różnorodnych i elastycznych stref pracy, pracownicy mogą świadomie wybrać komfortowe miejsce do realizacji poszczególnych zadań.
Tabela 1. Liczbowe porównanie wybranych elementów oraz pomieszczeń w dotychczasowym i nowym biurze firmy KRUK.
Co ciekawe, nie tylko pracownicy mogą doświadczyć tej przestrzeni! Wystarczy wejść na stronę i samemu odkryć, co ma do zaoferowania.
Współpraca zespołów i efekt synergii
Realizując projekty Workplace Strategy, zawsze stajemy się integralną częścią zespołu Klienta, co umożliwia dogłębne zrozumienie jego potrzeb i dynamiczne reagowanie na pojawiające się wyzwania. W projekcie dla KRUK S.A. współpracowaliśmy ze świadomym i proaktywnym zespołem administracji, którego otwartość i partnerskie podejście znacząco przyspieszyły proces decyzyjny.
Bardzo ważnym ogniwem tej współpracy był również zespół Walter Herz, zapewniający specjalistyczną wiedzę z zakresu najmu nieruchomości biurowych i wzmacniający strategiczny wymiar projektu. Połączenie naszych kompetencji, zaangażowania Klienta oraz eksperckiego wsparcia partnerów stworzyło wyjątkową synergię, która przełożyła się na sprawny przebieg prac, wysoką jakość wypracowanych rozwiązań i ich szybkie wdrożenie.
Opinie Klienta o nowym biurze
Sposób korzystania z nowej przestrzeni wyraźnie się zmienił. Zauważamy większą liczbę spotkań i szkoleń, a także intensywniejsze interakcje w mniejszych grupach rozproszonych po całej powierzchni biura.
Zmiana biura wynikała z potrzeby optymalizacji i podniesienia standardu miejsca pracy. Zależało nam na przestrzeni, która dzięki przemyślanemu układowi funkcjonalnemu będzie sprzyjać współpracy i integracji zespołu, a jednocześnie zapewni komfortowe warunki do współpracy z klientami oraz partnerami biznesowymi. Osiągnęliśmy te cele.
Komentarz ekspercki Workplace Team
Dla mnie najbardziej gratyfikującym momentem we współpracy z Klientem jest wizyta referencyjna i możliwość zobaczenia zrealizowanej, w oparciu o naszą strategię, przestrzeni biurowej. Tym razem nie było inaczej. Dzięki wdrożonym założeniom KRUK zyskał nie tylko nową przestrzeń, ale przede wszystkim środowisko dopasowane do pracy i kultury firmy, co przekłada się na konkretne, odczuwalne korzyści wspierające codzienną pracę i efektywność.
