Gniazdo zespołu.Kluczowe narzędzie managera w modelu pracy hybrydowej
Ostatnie pandemiczne i postpandemiczne miesiące zmieniły bardzo wiele w pracy managera. Nowe uwarunkowania wymusiły nabycie nowych umiejętności radzenia sobie z wyzwaniami, jakich wcześniej nie było. Lider zespołu hybrydowego ma obecnie arsenał różnorodnych narzędzi, wśród których znajduje się również zapomniane biuro. Jak efektywnie wykorzystać je w pracy hybrydowej, a przede wszystkim jak je stworzyć? O tym w poniższym artykule.
Manager pracy hybrydowej to całkiem nowa kompetencja na rynku pracy. By móc efektywnie prowadzić swój zespół, lider musi lepiej wsłuchiwać się w potrzeby pracowników oraz być coachem, który ściśle współpracuje ze swoimi ludźmi (więcej o nowej roli managera w hybrydowej rzeczywistości pisaliśmy w poprzednim artykule). W związku z nowymi uwarunkowaniami manager potrzebuje do pracy również nowych narzędzi, które pomogą mu w codziennych wyzwaniach.
Jednym z rozwiązań jest dobrze zaprojektowane i urządzone biuro, uwzględniające potrzeby rotujących zespołów. Jak bardzo pomijany jest to element, pokazał nam również ostatni rok pracy z Klientami.
Jak ściągnąć pracowników z powrotem do biura?
Jak sprawić, żeby biura nie stały puste? W jaki sposób zarządzić tym procesem i nie stracić pracownika? To pytania, które podczas zeszłorocznych spotkań z naszymi Klientami powtarzały się najczęściej. Zwykle odpowiadaliśmy na nie kontrpytaniem – „a dlaczego chcecie, aby pracownicy wrócili do biura?”.
Pierwszą reakcją było zaskoczenie, a następnie pośpieszne poszukiwanie odpowiedzi, która do tej pory wydawała się oczywista. W praktyce okazywało się jednak, że im więcej zespołów i dyrektorów, tym bardziej różnorodna. Bardzo często dopiero zgłębienie codziennych bolączek managerów w pracy z zespołem ujawniało prawdziwą potrzebę: „potrzebujemy by nasi pracownicy, więcej ze sobą rozmawiali, przebywali, uczyli się od siebie, rozwijali nowe obszary w firmie. Po prostu by… byli z nami.” I tu dochodzimy do sedna zespołowej pracy – do interakcji społecznych.
Gniazdo zespołu a praca hybrydowa w biurze
Powrót do biura po pracy zdalnej, nawet chwilowy czy rotacyjny jest wskazany, by nastąpiło mentalne zagnieżdżenie zespołu przez managera, czyli stworzenie miejsca do budowania atmosfery bezpieczeństwa, poczucia przynależności i zaufania. Można tego dokonać wirtualnie, lecz o wiele szybciej i dogłębniej nastąpi to w rzeczywistości fizycznej, w biurze. Lepiej widoczne są wówczas etapy tworzenia się zespołu, nowe role zespołowe i liczne interakcje.
Gniazdo zespołowe to dedykowana przestrzeń w biurze (przypisana lub zarezerwowana czasowo), w której zespół hybrydowy może fizycznie się spotkać i wspólnie pracować, w zależności od aktualnych potrzeb.
Tworząc fizyczne gniazda zespołowe, należy przede wszystkim uwzględnić rzeczywiste potrzeby pracowników oraz powierzone im zadania – nie ma jednego modelu dla wszystkich. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie badań wśród pracowników, które pomogą stworzyć nową strategię miejsca pracy dla całej firmy lub konkretnego działu (Workplace Strategy). Mając na względzie efektywność tego rozwiązania – zarówno z perspektywy firmy, jak i pracownika – przy planowaniu należy uwzględnić również aktualny etap rozwoju grupy oraz emocje towarzyszące pracownikom. Odpowiednie wprowadzenie i zarządzenie zmianą jest kluczowe dla sukcesu projektu.
Dlaczego zespołowe gniazdo jest tak ważne?
Wspólne gniazdo zespołowe odgrywa kluczową rolę, ponieważ sprzyja:
⚬ integracji – zarówno pomiędzy pracownikami, jak i zespołami, co utrudnia tworzenie się niefunkcjonalnych silosów w firmie,
⚬ wzmacnianiu poczucia przynależności – do firmy i jej działań, grupy projektowej, zespołu,
⚬ dokonywaniu wspólnego wyboru – możliwość podejmowania decyzji razem, face-to-face, ogranicza rozmywanie się odpowiedzialności i zmniejsza ryzyko pojawienia się zjawiska „jazdy na gapę”, gdy większość pracy w projekcie wykonuje jedna osoba,
⚬ work-life balance – pozwala oddzielić przestrzeń pracy od miejsca życia rodzinnego i odpoczynku, co z kolei sprzyja lepszej regeneracji,
⚬ innowacyjności – wspólna praca i nieformalne rozmowy w jej trakcie umożliwiają spontaniczną wymianę myśli, co często daje początek nieoczywistym rozwiązaniom, na których tak zależy każdej firmie.
Potrzeba ludzi w biurze, by się mogli przygotować i stać innowacyjnymi. […] Zdawałoby się, że pracownicy zdalni będą wiedzieć więcej, że będą zdolni do większej innowacyjności. Ale okazuje się, że choć tworzą kreatywne rozwiązania, to nie są one nigdy wdrażane. I tak właśnie wygląda innowacyjność. To właśnie przypadkowe interakcje pomiędzy ludźmi, z którymi normalnie by się pracowało lub rozmawiało, stanowią tę zasadniczą różnicę.
John Sullivan, Profesor Zarządzania – San Francisco State University
Typy gniazd
Rodzi się więc pytanie, jak takie gniazdo powinno wyglądać, by spełnić omówione funkcje? I czy istnieje jedno rozwiązanie, które połączy wszystkich członków zespołu? Przyjrzyjmy się zatem różnym typom gniazd fizycznych, które mogą wspierać managera podczas pracy hybrydowej w biurze.
Wydzielone biurka
To podstawowe miejsce, gdzie cały zespół raz na jakiś czas może się spotkać i doświadczyć wspólnej pracy i współpracy w biurze. Takie rozwiązanie przeznaczone jest zwłaszcza dla zespołów tworzących się, którym częste i spontaniczne interakcje w trakcie pracy pomagają w formowaniu zespołu. Dbając o odpowiednie wykorzystanie biura, warto tworzyć takie miejsca w oparciu o idee desk-sharing[1] z systemem rezerwacji dla managera.
Brainly, Kraków, Polska; fot. Grupa Nowy Styl, źródło: propertydesign.pl
Pokoje do pracy projektowej
Pasują idealnie do zespołów, które już pracowały zwinnie. Nadają się zarówno do pracy indywidualnej z zespołem, jak i wspólnej pracy projektowej przez cały dzień. Umożliwiają pracę w różnych konfiguracjach, bez konieczności poszukiwania dodatkowych miejsc. Takie rezerwowalne pokoje pozwalają zespołowi skupić się na swoich zadaniach oraz na bieżąco reagować na pojawiające się zmiany, pomysły czy potrzeby, nie będąc rozpraszanym i nie rozpraszając innych.
Rozwiązanie sprawdzi się między innymi w przypadku zespołów handlowych czy deweloperskich, pracujących projektowo, które potrzebują zamkniętej przestrzeni.
OLX, Poznań, Polska; projekt: The Design Group, fot. mat. prasowe TDG, źródło: propertydesign.pl
Miejsca na open space do pracy zespołowej
To wydzielone przestrzenie do współpracy i spotkań, które stanowią wspólną bazę zespołu w danym momencie. Mogą to być przestrzenie zarówno współdzielone (rezerwowalne w danym slocie czasowym), jak i przypisane na stałe do zespołu (indywidualna przestrzeń zespołu z możliwością dowolnej aranżacji).
Rozwiązanie to będzie dobre dla zespołów rozproszonych po biurze (pracujących w idei desk-sharing), których praca nie wymaga tak dużej poufności, także dla zespołów kreatywnych, potrzebujących większej przestrzeni do pisania.
Zoom+Care, Portland, USA, fot. Josh Partee, źródło: officesnapshots.com
Architecht, Stambuł, Turcja, fot. İbrahim Özbunar, źródło: officesnapshots.com
Sale do pracy zespołu
To różnorodne przestrzenie do spotkań, które są współdzielone, a w określone dni służą jednemu zespołowi. Przykładem może być sala z rozwiązaniami soft seating, zapewniająca warunki do tego, by wygodnie się rozsiąść i w innym otoczeniu porozmawiać o wyzwaniach zespołu, prowadzić działania warsztatowe i „zburzować się” nad danym problemem. Odpowiednio wyposażona (TV, flipchart/tablica, pufy), pozwala efektywnie spędzić w niej cały dzień.
Innym rodzajem tego typu gniazd mogą być sale wyposażone w amfiteatry, które służą do wszelkich podsumowań, expose managerskich czy wzajemnego wysłuchania członków zespołu. Są też idealnym miejscem do przećwiczenia wystąpień publicznych!
Sale do pracy zespołu to rozwiązania, które przydadzą się właściwie każdemu zespołowi, gdyż współpraca jest najczęstszą aktywnością współczesnego pracownika. Ilość oraz odpowiednie zaaranżowanie takich sal warto ustalić przy pomocy odpowiednich analiz, korzystając ze wsparcia ekspertów.
Architecht, Stambuł, Turcja, fot. İbrahim Özbunar, źródło: officesnapshots.com
Brainly, Kraków, Polska; fot. Grupa Nowy Styl, źródło: propertydesign.pl
Z perspektywy managera zespołu hybrydowego gniazda są jednym z kluczowych narzędzi, jakimi dysponuje w budowaniu, rozwijaniu i utrzymaniu swojego zespołu. Warto umiejętnie je wykorzystać, planując swoje działania w świecie hybrydy.
Oczywiście powyższa typologia to pewna próba uchwycenia bardzo szerokiego tematu w sposób intuicyjny i prosty. Choć nie istnieje jedno „magiczne” rozwiązanie, możliwości jest naprawdę sporo. Jeśli potrzebujesz znaleźć własną drogę w hybrydowej rzeczywistości pracy, z chęcią pomożemy Twojej firmie i zespołowi.
[1] współdzielenie biurka – idea oparta o współdzielenie przestrzeni i sprzętów biurowych pomiędzy pracownikami w wybranych zespołach, według ustalonych zasad, co pozytywnie wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni oraz większą integrację pomiędzy pracownikami.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorami materiału!
Andrzej Butra
Your Workplace Partner
Anna Dziadkowiec
Your Workplace Partner
