Jak świadomie stworzyć hybrydowe miejsce pracy? [CHECKLISTA HYBRYDOWA]
Praca hybrydowa to z jednej strony nasza zwykła codzienność, o której powstało już setki opracowań, poradników i webinarów. Z drugiej hybrydowość wciąż oznacza niepewność i „niepoukładanie” – procesów, decyzji, przestrzeni. To również ciągłe wyzwania i wiele pytań. Jak zachęcić pracowników do powrotu do biura? Jak zoptymalizować nieużywaną przestrzeń? Jakimi trendami na rynku pracy kierować się przy podejmowaniu decyzji? Zapraszam na krótki „spacer” ku drogowskazom!
To od czego należałoby zacząć, to uświadomienie sobie, że nie istnieje uniwersalne rozwiązanie, które pomoże każdej firmie. Warto więc szukać, testować, prowadzić pilotaże – nasze doświadczenia pracy z Klientami pokazują, że wygrywa ten, kto nie boi się zmian. Największy problem mają zaś te firmy, które pogodziły się z porażką i bałaganem, jaki przyniosła im nieodpowiednio wdrożona praca hybrydowa. Efektem było wiele głośnych zjawisk na rynku, jak m.in. Wielka Rezygnacja (Great Resignation) czy Ciche Odchodzenie (Quiet quitting). W powrocie, choć częściowym, do starych i dobrze znanych zasad pracy upatrywano rozwiązania na wyższą retencję pracowników. Wiele firm, w związku z nowymi regulacjami na rynku pracy, również postanowiło wykorzystać możliwości, jakie niesie za sobą hybryda. Dlaczego jednak nie zawsze odbyło się to z planowanym skutkiem?
Powrót do biura a powrót do pracy z biura
Jednym z głównych problemów pracy hybrydowej jest wciąż nieumiejętne zarządzanie odpowiednim wymiarem pracy (dom vs. biuro), planowanymi zadaniami (indywidualne vs. grupowe) a przestrzenią biurową (pusta vs. zatłoczona). Przy decyzji o przywróceniu pracowników do biura bardzo często pojawia się brak dodefiniowania celu (dlaczego i po co pracownicy mają wrócić?) oraz odpowiedniej opieki nad tym projektem. Właściwe zadanie kluczowych pytań, zanim zacznie się podejmować jakiekolwiek działania, zagwarantuje większy spokój i spójność podczas realizacji.
Istnieje bowiem różnica między „powrotem do biura” a „powrotem do pracy z biura”. Analizując ostatnie działania firm w tym zakresie, odnosi się wrażenie, że skupiły się wyłącznie na powrocie do biura; na tym, żeby pracownicy po prostu raz na jakiś czas się w nim pojawiali. Z perspektywy tej grupy to swoisty „obowiązek” do wypełnienia, a nie realna potrzeba, która usprawni ich pracę. Skuteczniejszą strategią jest więc koncentracja na powrocie do pracy z biura. Oczywiście nie chodzi o to, by wrócić na pełen etat do pracy stacjonarnej, ale efektywnie wykorzystać biuro, traktując je jak narzędzie wspierające wykonywanie codziennych obowiązków. A to wymaga stworzenia nowego, hybrydowego miejsca pracy.
Powrót do pracy z biura to duża zmiana organizacyjna, którą należy zarządzić.
Czym jest hybrydowe miejsce pracy?
Hybrydowe miejsce pracy to nie tylko dobrze wyglądające biuro z najnowszym system do wideokonferencji, ale przede wszystkim jasne dla wszystkich i dopasowane do kultury organizacyjnej zasady pracy, które pozwalają efektywnie realizować pracownikom założone cele biznesowe. To również systemowe wsparcie dla managerów, którzy mając do dyspozycji różnorodne narzędzia do pracy, w tym przestrzeń biurową, będą współtwórcami i ambasadorami nowej, hybrydowej kultury pracy. W Workplace Team opracowaliśmy autorski model, który pokazuje drogę, jaką należy przebyć, by osiągnąć upragniony efekt w 4 etapach.
Dopiero po wypracowaniu strategii powrotu, na bazie tego co dzieje się w firmie i czego potrzebuje, poprzez wielokanałową komunikację odpowiedniego wdrożenia na każdym szczeblu organizacji, można przejść do realizacji widocznych zmian w przestrzeni biurowej. Dostosować istniejące narzędzia takie jak biuro czy rozwiązania technologiczne do realnych potrzeb ich użytkowników. Kluczowym jest potraktowanie przestrzeni biurowej jako narzędzia do pracy i celowe wpisanie jej w model pracy hybrydowej.
Tak procesowe i strategiczne podejście prowadzi do stworzenia nowej kultury i nowego miejsca pracy, czyli hybrydowego miejsca pracy w pełnym ujęciu. Tu oczywiście proces się nie kończy, bo wymaga ciągłego monitorowania pojawiających się zmian i potencjalnych, nowych potrzeb organizacji. Natomiast jest to już praca na solidnych fundamentach, która staje dużo łatwiejsza.
Dlaczego świadome podejście do tworzenia hybrydowego miejsca pracy to najlepsze rozwiązanie?
Wybranie tej ścieżki realizacyjnej to swoista inwestycja firmy, która pozwala zaoszczędzić pieniądze z niewykorzystywanych m2 i innych zasobów biznesowych. Efektem końcowym jest rezylientne miejsce pracy, dające się łatwo dostosować do zmieniającego się otoczenia i jego potrzeb – nowej „stałej” w świecie biznesu. Dodatkowo dla pracowników jest to jasny sygnał, że firma zaczyna pewien rozdział swojego rozwoju na nowo i wspomniane już „zachęcanie do powrotu” przestaje mieć sens.
Od czego zacząć i jak osiągnąć upragniony efekt? Oprócz modelu hybrydowego miejsca pracy sporządziliśmy również praktyczny poradnik – checklistę, która pomoże odnaleźć się w gąszczu ścieżek i decyzji oraz poukładać piętrzące się zadania.
Checklista hybrydowa – skuteczne narzędzie do zarządzania zadaniami
Nie da się tak po prostu wrócić do tego samego miejsca, które opuściliśmy w pandemii. Trzeba to miejsce stworzyć na nowo, w oparciu o zdefiniowane cele, potrzeby i doświadczenia. To ogromna zmiana organizacyjna, którą należy zarządzić. Niezależnie od tego czy pracujesz w dziale HR czy Facility Management, jesteś managerem jednego z zespołów lub po prostu zależy Ci na usprawnieniu działań w swojej firmie, musisz zrozumieć, a następnie uświadomić swojemu otoczeniu, że nie zrobisz tego sam! Potrzebujesz interdyscyplinarnego zespołu, który wesprze Cię w pracy koncepcyjnej nad strategią powrotu oraz operacyjnej – we wdrażaniu tej strategii.
W publikacji „Powrót do pracy z biura. Jak tym zarządzić?” zebraliśmy nasze doświadczenie z różnych projektów, dzieląc je na etapy i rozpisując w postaci praktycznych punktów i decyzji do podjęcia. Takie podejście pozwala zadbać o wszystkie aspekty zmiany oraz nie utknąć w gąszczu pomniejszych decyzji, a pod koniec świętować nowy rozdział firmowy.
Jak możemy Cię wesprzeć w powrocie do pracy z biura?
Mamy świadomość, że zasoby organizacyjne nie zawsze pozwalają na realizację wytyczonych planów, a kolejny projekt powrotu może być już zbyt przytłaczający. Dlatego doradzamy oraz oferujemy nasze wsparcie realizacyjne na każdym etapie tego procesu.
⚬ Chcesz wiedzieć, jak możemy Ci pomóc? Skontaktuj się nami i odbierz swój egzemplarz publikacji, w której rozpisaliśmy nasze wsparcie według omawianych etapów wdrożenia.
⚬ Masz problem tu i teraz, a czasu jest niewiele? Tym bardziej umów się z nami na spotkanie – dobierzemy odpowiednie rozwiązanie na bieżąco!
Kiedy warto zaangażować zewnętrznego konsultanta?
Tak naprawdę na każdym etapie tworzenia hybrydowego miejsca pracy. Z chęcią podzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem, pomożemy zaplanować i zarządzić, przeprowadzimy wdrożenie, zainspirujemy do zmian oraz doradzimy w ulepszeniach. Zaproś nas do projektu zwłaszcza wtedy, gdy borykasz się z poniższymi sytuacjami:
⚬ Zarząd dopytuje, dlaczego biuro jest puste.
⚬ HR nie ma pojęcia, jak efektywnie zarządzić powrotem i zderza się z oporem pracowników.
⚬ Facility Manager w piątki liczy wolne biurka, a w środy analizuje ilu m2 brakuje, by pomieścić wszystkich.
⚬ Liderzy zespołów, z kolei, regularnie słyszą od pracowników: “ale po co mam pracować z biura?”.
Brzmi znajomo? 😉 Zapraszamy do współpracy!
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorką materiału!
Anna Dziadkowiec
Your Workplace Partner
