Transformacja biura o powierzchni 8 000 m² dla globalnej organizacji doradczej [CASE STUDY]
Realizacja strategii workplace dla jednej z największych firm audytorsko-doradczych na świecie to projekt o wyjątkowej skali i złożoności. Ponad 8 tysięcy m² powierzchni biurowej, prawie 1500 pracowników, różnorodne linie biznesowe oraz wysoki poziom dojrzałości organizacji sprawiły, że wyzwanie to wymagało czegoś więcej niż eksperckiej wiedzy. Kluczem była precyzja, elastyczne podejście i umiejętność pracy na twardych danych.
Cele i kontekst
Klient od początku jasno definiował swoje oczekiwania: biuro po rearanżacji miało stać się narzędziem biznesowym, które wspiera efektywność, napędza rozwój organizacji oraz odpowiada na globalne standardy pracy hybrydowej.
Projekt prowadzony był na poziomie operacyjnym i zarządczym w ścisłej współpracy z zespołem projektowym klienta oraz pracownią architektoniczną, co pozwoliło na podejmowanie trafnych decyzji i budowanie rozwiązań realnie dopasowanych do skali i ambicji organizacji.
W tym przypadku decyzje dotyczące biura miały wymiar strategiczny i odpowiadały na kluczowe wyzwania biznesowe:
⚬ przedłużenie umowy najmu obecnej powierzchni na kolejne 7 lat, co wymagało przemyślenia funkcji i rozwiązań w biurze w dłuższej perspektywie,
⚬ utrwalony model pracy hybrydowej i średnia frekwencja w biurze na poziomie maksymalnie 28%, co oznaczało konieczność odejścia od tradycyjnego, przypisanego modelu stanowisk pracy i gabinetów na rzecz bardziej efektywnych i elastycznych rozwiązań,
⚬ dynamiczny rozwój firmy, co generowało potrzebę sprawnego relokowania działów między piętrami, bez konieczności kosztownych i czasochłonnych zmian aranżacyjnych. Elastyczność przestrzeni stała się jednym z kluczowych wymagań projektowych.
⚬ wzmocnienie kultury organizacyjnej – biuro miało aktywnie wspierać takie procesy jak przepływ wiedzy i informacji, współpraca międzydziałowa oraz integracja pracowników. W organizacji o tak dużej skali szczególnie ważne było przeciwdziałanie silosowości i budowanie przestrzeni sprzyjającej spontanicznym interakcjom.
⚬ employee experience oraz employer branding – biuro miało budować poczucie przynależności do firmy, a jednocześnie wzmacniać jej wizerunek jako atrakcyjnego pracodawcy i profesjonalnego partnera biznesowego, również dla najmłodszego pokolenia pracowników.
W efekcie biuro miało przestać być wyłącznie miejscem pracy, a stać się strategicznym narzędziem wspierającym rozwój, kulturę i efektywność organizacji.
Jak działaliśmy? Kluczowe metody pracy w projekcie
Realizacja projektu opierała się na ustrukturyzowanym, a jednocześnie elastycznym podejściu, które umożliwiło skuteczne zarządzanie jego skalą oraz złożonością. Kluczowym elementem była stała współpraca z dedykowaną grupą projektową po stronie klienta. Zapewniło to ciągłość procesu, szybki przepływ informacji oraz możliwość bieżącego podejmowania decyzji. Istotną rolę odegrały tu cykliczne spotkania statusowe oraz transparentna komunikacja, które dawały pełną kontrolę nad postępem prac. Regularne podsumowania, jasna struktura raportowania oraz bieżąca weryfikacja założeń pozwalały utrzymać wysokie tempo projektu.
Proces badawczy składał się z kilku komplementarnych etapów:
- Audyt przestrzeni: Sprawdziliśmy, jak biuro funkcjonuje w praktyce – jak jest wykorzystywane, które rozwiązania działają efektywnie, a które wymagają zmiany.
- Analiza istniejących badań i danych wewnętrznych: Wykorzystaliśmy dostępne materiały – od wcześniejszych badań pracowniczych i danych HR, po szczegółowe statystyki wykorzystania biura. Pozwoliło to nie tylko oprzeć rekomendacje na rzetelnych źródłach i uniknąć powielania analiz, ale przede wszystkim lepiej zrozumieć kontekst organizacyjny oraz punkt wyjścia do zmian.
- Perspektywa C-Level: Kolejnym etapem było spotkanie z Członkami Zarządu, które umożliwiło określenie głównych celów biznesowych projektu. Uzupełnieniem były indywidualne wywiady z Kadrą Zarządzającą, dzięki którym szczegółowo poznaliśmy specyfikę pracy poszczególnych linii biznesowych, ich wyzwania oraz potrzeby operacyjne.
- Głos organizacji: Perspektywę dopełniła ankieta skierowana do Pracowników, którą wypełniło 988 osób, w tym 65 Partnerów i Dyrektorów. Pozwoliło to zebrać szeroki zakres danych ilościowych dotyczących stylu pracy, preferencji oraz sposobu korzystania z biura, z uwzględnieniem perspektywy zarówno pracowników, jak i najwyższej kadry zarządzającej.
Połączenie powyższych metod umożliwiło stworzenie pełnego, wielowymiarowego obrazu organizacji, które następnie przełożyliśmy na konkretne, dopasowane rozwiązania workplace.
Efekty: Nowy standard środowiska pracy
W wyniku naszych prac powstała kompleksowa strategia workplace oraz szczegółowe wytyczne przestrzenne. Stały się one fundamentem dla dalszych prac projektowych i decyzji biznesowych. Nowe biuro zostało zaplanowane jako elastyczne, nowoczesne i wspierające hybrydowy model pracy środowisko, odpowiadające zarówno na aktualne potrzeby, jak i plany rozwojowe organizacji.
W ramach projektu opracowaliśmy szczegółowe rekomendacje dotyczące układu funkcjonalnego biura, uwzględniającego:
⚬ optymalizację liczby biurek i gabinetów, w oparciu o rzeczywiste dane,
⚬ wdrożenie modelu desk sharingu, wraz z precyzyjnym wskazaniem liczby biurek dedykowanych dla poszczególnych linii biznesowych,
⚬ stworzenie dodatkowych, ogólnodostępnych stref wspierających pracę w ramach istniejącego metrażu – bez konieczności zwiększania powierzchni,
⚬ ujednolicenie funkcji na każdym z pięter i relokację linii biznesowych między kondygnacjami, co zwiększa elastyczność organizacyjną i pozwala budować nowe, efektywne nawyki,
⚬ powiększenie i rozbudowę piętra reprezentacyjnego, wraz z dużą strefa socjalną i salami konferencyjnymi.
Efektem końcowym była spójna, przemyślana koncepcja biura, które odpowiada na obecne wyzwania, stanowiąc jednocześnie solidną podstawę dla dalszego wzrostu firmy.
Na co stawia duża, globalna organizacja?
Choć ze względu na poufność nie możemy ujawnić nazwy klienta, oczekiwania i wyzwania, z którymi mierzyła się organizacja, są charakterystyczne dla wielu międzynarodowych korporacji. W tym przypadku szczególnie istotne były: potrzeba podejmowania decyzji w oparciu o dane, a nie intuicję, realne zaangażowanie różnych grup interesariuszy w proces badania potrzeb biurowych oraz bezpośredni dialog z najwyższym szczeblem zarządczym. Pozwoliło to bezpośrednio powiązać kształt biura z celami biznesowymi organizacji.
Dodatkowo ważnym i bardzo wartościowym elementem było inspirowanie klienta globalnymi trendami oraz przygotowanymi benchmarkami rynkowymi. Przełożyło się to na uwspólnienie wiedzy i dyskusję o rozwiązaniach nowoczesnych, konkurencyjnych oraz dopasowanych do standardów największych organizacji na świecie.
Powyższe aspekty są szczególnie ważne w firmach tej skali, gdzie każda decyzja dotycząca przestrzeni biurowej wiąże się z istotnymi kosztami oraz długoterminowymi konsekwencjami biznesowymi. Przy powierzchni rzędu ponad 8 tysięcy m², nawet niewielkie zmiany w biurze przekładają się na znaczące nakłady finansowe. Dlatego wszystkie rekomendacje muszą być precyzyjnie uzasadnione i oparte na wiarygodnych danych.
Dodatkowo, w strukturach międzynarodowych kluczowe decyzje często wymagają akceptacji na poziomie centrali. Wiąże się to z koniecznością jasnego wykazania ich wpływu na efektywność organizacji oraz zgodności z globalnymi standardami. Podejście oparte na danych, transparentnym procesie i szerokim zaangażowaniu interesariuszy buduje wiarygodność projektu i ułatwia podejmowanie decyzji na najwyższym szczeblu.
Podsumowanie
Ten projekt to dowód na to, że skuteczne biuro nie jest efektem intuicji, lecz wynikiem pracy opartej na danych, dialogu z interesariuszami oraz dobrze zaprojektowanym procesie. Odpowiednio przeprowadzona strategia workplace pozwala nie tylko lepiej wykorzystać przestrzeń, ale przede wszystkim stworzyć środowisko, które realnie wspiera biznes, ludzi i rozwój organizacji.
To podejście z powodzeniem możemy przenosić na inne projekty – niezależnie od branży – odpowiadając na wyzwania współczesnego rynku pracy i zmieniających się oczekiwań pracowników.
Szanujemy prywatność naszych klientów i doceniamy ich zaufanie. Niniejsze case study opisuje realny proces doradczy, jednak ze względu na poufność danych, nazwa organizacji oraz niektóre szczegóły projektu nie zostały ujawnione.
