Strategia miejsca pracy.
Dlaczego warto oprzeć o nią nowe biuro?
Planowanie nowego biura to spore przedsięwzięcie. Zazwyczaj wiąże się z prognozowaniem najbliższych 5 lat działalności firmy oraz niemałym kosztem. Dziś, gdy praca zdalna jest powszechna, w firmach ciągle trwa dyskusja czy i na jakich zasadach wrócić do biura. Decyzja ta wymaga przemyślenia, jak ma wyglądać praca w biurze, przez co proces planowania przestrzeni biurowej staje się jeszcze bardziej pracochłonny. Jak zatem zaplanować nowe biuro w oparciu o nowe zasady? Jak uniknąć błędnych decyzji i niepotrzebnych kosztów? Kto powinien uczestniczyć w tym procesie i dlaczego strategia miejsca pracy jest odpowiedzią na wszystkie te pytania?
Kiedy pojawia się potrzeba zmiany biura, bądź rearanżacji obecnej przestrzeni biurowej, klienci zwracają się zazwyczaj do agencji real estate, która wspiera ich w procesie poszukiwania optymalnego budynku oraz dopilnowania formalności związanych z umową najmu. Na ogół angażują również pracownię architektoniczną, która wykonuje cały projekt aranżacji.
Oba te podmioty na etapie badania potrzeb pytają:
⚬ Czego, jako firma, oczekujecie od Waszej nowej przestrzeni biurowej?
⚬ Jaką biuro ma pełnić rolę?
⚬ Jakie są potrzeby Waszych pracowników?
⚬ Jakie są największe problemy w obecnej przestrzeni? Jakie zmiany są priorytetowe?
⚬ Ile sal potrzebujecie, jakiej wielkości?
⚬ Jakie dodatkowe strefy są potrzebne?
⚬ Jak powinny być ulokowane poszczególne zespoły? Jakie mają specyficzne potrzeby biurowe?
⚬ Jak wygląda plan rozwoju firmy?
Z pozoru łatwe pytania nastręczają wielu problemów osobom prowadzącym projekt – kto powinien na nie odpowiedzieć? Jak dobrze i obiektywnie przygotować powyższe informacje? Czyj głos uwzględnić – prezesa, dyrektorów czy jednak pracowników?
Decyzje odnośnie wytycznych wpływają na projekt nowej przestrzeni biurowej, w której firma będzie pracować przez kolejne 3 – 5 lat. Warto stworzyć je we współpracy z ekspertami, w oparciu o obiektywne dane i wiedzę branżową. Podejmowanie decyzji projektowych na bazie faktów, a nie opinii czy przekonań poszczególnych osób, pozwala zminimalizować ryzyko błędów czy niepotrzebnych wydatków. Z kolei możliwość odwołania się do powstałej strategii miejsca pracy i wyników badań staje się bardzo przydatna przy rozwiązywaniu różnic zdań w zespole projektowym, na późniejszych etapach trwania projektu oraz w momencie wdrażania i przygotowywania pracowników do pracy w nowym biurze.
Czym jest strategia miejsca pracy?
Strategia miejsca pracy (Workplace Strategy) to „plan”, który w oparciu o przeprowadzone badania Twojej firmy i zdefiniowane potrzeby określa, jak stworzyć biuro w optymalny sposób, dopasowując je do celów biznesowych, pożądanych zachowań i kultury, stylu pracy oraz potrzeb Twoich pracowników.
Taka strategia jest poparta wiedzą teoretyczną i doświadczeniem branżowym konsultantów oraz wynikami badań przeprowadzonych w Twojej firmie. Stawiając potrzeby pracowników i cele biznesowe w centrum procesu, zadajemy pytanie: „Jak możemy zmienić Twoje biuro w efektywne narzędzie do pracy?”.
Nacisk na „Twoje” jest tu bardzo ważny. Nie ma bowiem jedynej, właściwej i uniwersalnej strategii miejsca pracy ani złotej zasady, jak stworzyć idealne biuro. Jest natomiast sposób, jak stworzyć biuro dla Twojej firmy – przeanalizować jej realne potrzeby i dopasować do niej rozwiązania.
Workplace Strategy pomaga w przedefiniowaniu i zaplanowaniu biura w następujących sytuacjach:
⚬ powrót pracowników do biura i dopasowanie biura do hybrydowego modelu pracy,
⚬ koniec umowy najmu i możliwość rearanżacji,
⚬ wybór nowej powierzchni biurowej,
⚬ zmiana lokalizacji i przeprowadzka,
⚬ zmiana układu biura (np. przejście z biura komórkowego na open space),
⚬ restrukturyzacja organizacyjna,
⚬ fuzja z inną spółką i organizacja wspólnej przestrzeni,
⚬ wdrożenie nowych sposobów pracy,
⚬ zmiana kulturowa.
Strategia miejsca pracy – etapy
- Analiza – to etap zbierania wymagań klienta, badania potrzeb docelowych użytkowników i ich środowiska pracy. Im więcej informacji uda się zgromadzić podczas tej analizy i głębiej wejść w firmę i specyfikę potrzeb, tym lepsza będzie realizacja kolejnego etapu.
- Planowanie – na podstawie wniosków z poprzedniego etapu tworzona jest koncepcja nowej przestrzeni biurowej. Definiowane są założenia, cele i ramy projektu nowego biura oraz potrzeby pracowników, które należy uwzględnić w projekcie aranżacji nowej przestrzeni biurowej.
- Konsultacje – opracowane rekomendacje są przedstawiane i omawiane z zespołem projektowym i decydentami w firmie. To moment na wspólną dyskusję nad powstałym planem i podjęcie ostatecznych decyzji odnośnie wytycznych dotyczących projektu nowego biura.
Jak wygląda i ile trwa etap analizy?
Strategię opieramy o badania środowiska pracy i potrzeby docelowych użytkowników. Takie badanie jest zaprojektowane na bazie naszej własnej metodologii i wielu lat doświadczeń. Różnorodność metod badawczych, które stosujemy, pozwala dobrać najlepszy możliwy zestaw dla danego projektu. To, jakich metod użyjemy, zależy od celów i terminów w projekcie, kultury organizacyjnej firmy oraz ustaleń z grupą projektową. Standardowy czas trwania badań oraz tworzenia strategii zajmuje ok. 4 – 6 tygodni.
Czy strategia miejsca pracy wydłuża projekt?
Często nasi klienci w obawie o harmonogram projektu pytają: „Czy mamy czas na badania? Czy to nie wydłuży całego projektu?”. Nasza odpowiedź zawsze brzmi tak samo: „A czy macie czas na podejmowanie błędnych decyzji; wdrażanie rozwiązań, które nikomu nie będą potrzebne? Czy jest czas w projekcie na poprawianie produktu, jakim będzie nowe biuro, tuż po jego uruchomieniu?”.
Badania i oparta o nie strategia miejsca pracy to nieocenione źródło wiedzy i inspiracji, na podstawie których agenci real estate i architekci mogą dobrać najlepsze dla danej firmy, zgodne z celami projektu, rozwiązania. Dając sobie czas na ten etap w projekcie, dajesz sobie możliwość stworzenia dopasowanej do siebie przestrzeni biurowej.
Dlaczego warto zainwestować w biuro oparte o Workplace Strategy?
Dzięki niemu:
⚬ uczynisz biuro skutecznym narzędziem realizacji strategii biznesowej firmy,
⚬ zoptymalizujesz koszty, decydując się na rozwiązania rzeczywiście Wam potrzebne,
⚬ stworzysz biuro wspierające docelowy model pracy w swojej firmie,
⚬ zaangażujesz pracowników w proces tworzenia ich nowego biura,
⚬ zyskasz efektywną przestrzeń, skrojoną do potrzeb Waszych pracowników,
⚬ stworzysz przestrzeń dopasowaną do kultury organizacji, tworzącą wizerunek marki.
Badanie i raport strategii miejsca pracy były bardzo pomocne, bo scaliły wszystkie potrzeby, które pojawiały się u nas przez ostatnie 5 lat. Do dziś posiłkujemy się wynikami.
Jak możemy Cię wesprzeć w procesie tworzenia nowego biura?
Eksperci Workplace Team na co dzień wspierają swoich klientów w procesie tworzenia strategii miejsca pracy. Ich kompetencje są unikatowe, bowiem łączą wiedzę i doświadczenie z różnych dziedzin (m.in. psychologii, socjologii pracy i procesów grupowych, wellbeingu i architektury). Warto skorzystać z takiego wsparcia na początkowym etapie planowania nowego biura, by uniknąć wielu zaskakujących problemów później.
Jako niezależna firma współpracujemy z różnymi agencjami real estate oraz pracowniami architektonicznymi. Przygotowanie jasnych wytycznych do poszukiwania nowego budynku bądź projektu aranżacji biura ułatwia cały proces oraz pozwala ostatecznie stworzyć efektywną przestrzeń.
Poznaj nasze usługi workplace i dowiedz się, jak jeszcze możemy Ci pomóc!
Realizowany przez firmę Workplace Team projekt był przeprowadzony w sposób profesjonalny i rzetelny, a jego cel został zrealizowany. W szczególności chcielibyśmy podkreślić najwyższej jakości komunikację, otwartość na zmiany w trakcie trwania projektu, elastyczność oraz pełne zaangażowane zespołu Workplace Team.
Kiedy warto zaangażować zewnętrznego konsultanta do opracowania strategii miejsca pracy?
⚬ Kiedy chcesz dogłębnie i obiektywnie zbadać Wasze potrzeby biurowe,
⚬ kiedy chcesz pogodzić różne perspektywy w Twojej firmie i ostateczne decyzje oprzeć na obiektywnej opinii,
⚬ kiedy chcesz zdecydować się na rozwiązania rzeczywiście potrzebne,
⚬ kiedy czujesz, że przydałoby się Wam wsparcie eksperta i garść inspiracji,
⚬ kiedy chcesz zoptymalizować koszty projektu i uczynić z biura skuteczne narzędzie do pracy.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z autorką materiału!
Ewelina Solecka
Your Workplace Partner
