Inkluzywne spotkania hybrydowe –
jak aranżować przestrzenie do spotkań hybrydowych?
Jednym z istotnych wyzwań pracy hybrydowej jest zachowanie inkluzywności oraz równości wśród wszystkich pracowników – niezależnie od tego czy wykonują swoje obowiązki w biurze, czy w domu. Dotyczy to również spotkań, podczas których pracownikom zdalnym grozi ryzyko wykluczenia z powodu ich fizycznej nieobecności w biurze. Przebywając poza nim, nie doświadczają spontanicznych rozmów i interakcji, nie mają możliwości przedyskutowania ustaleń zespołowych na bieżąco, czy wypicia wspólnej kawy w kuchni. Powstaje zatem pytanie, jak aranżować przestrzenie do spotkań hybrydowych, które zaspokoją zróżnicowane potrzeby wszystkich pracowników? Aby stawić czoła temu wyzwaniu, zalecamy skorzystanie z naszego poradnika!
Nieodpowiednia organizacja spotkań hybrydowych u pracowników może prowadzić do znudzenia, dystrakcji, zmniejszonego zaangażowania lub wykluczenia, a w dłuższej perspektywie – poczucia braku więzi z organizacją i izolacji od zespołu. Aby temu zapobiec, należy wdrożyć jasne zasady spotkań hybrydowych oraz zadbać o dobrą łączność technologiczną i przestrzenną. Tylko w ten sposób, pomimo dzielącej odległości, zespół będzie czuł się zintegrowany i będzie mógł pracować ze sobą w bardziej naturalny sposób.
Specyfika inkluzywnych spotkań hybrydowych
Inkluzywne spotkania hybrydowe wymagają dobrego zaplanowania oraz wdrożenia odpowiednich warunków przestrzennych. Dzięki temu maksymalnie zatrzemy dystans pomiędzy uczestnikami łączącymi się z biura, a tymi zdalnie. Aby osiągnąć ten efekt, należy wziąć pod uwagę 4 aspekty:
1. Równość
Każdy ma prawo równego głosu; każdy ma prawo widzieć i słyszeć, co mówi inny uczestnik spotkania. Dotyczy to zarówno zasad przebiegu, jak również samej organizacji zebrania. W praktyce oznacza to, że jeśli jedna osoba uczestniczy w spotkaniu zdalnie, a pozostałe znajdują się w tej samej sali, należy przestrzegać określonych protokołów. Szczególnie ważne jest to, aby w danym momencie mówiła tylko jedna osoba, a pozostałe uważnie słuchały. W przypadku inkluzywnych spotkań hybrydowych nie ma miejsca na rozmowy kuluarowe! Centralne ustawienie monitora oraz mikrofonu w sali pomoże o to zadbać.
2. Widoczność
Wszyscy uczestnicy spotkania powinni być dla siebie dobrze widoczni. Ten aspekt ma nie tylko fundamentalne znaczenie dla inkluzywności, ale także ogrywa kluczową rolę w zwiększeniu zaangażowania każdej ze stron w przebieg rozmów. Istotnym jest zatem dobór odpowiednich kamer do poszczególnych sal, jak również dopasowany do metrażu, odpowiedni układ mebli.
3. Słyszalność
Pogłos lub brak dźwięku to najczęstsza zmora spotkań zdalnych. Warto upewnić się, czy mikrofon obecny w salach odpowiednio zbiera głosy, także z bardziej odległych miejsc przy stole. Ponadto źródło audio powinno generować wyraźny dźwięk w dobrej jakości.
4. Interaktywność
W trakcie spotkań hybrydowych często wykorzystuje się interaktywne narzędzia do współpracy. Angażują one uczestników i pomagają uporządkować omawiane kwestie. Dobierając wyposażenie do sal, warto zwrócić uwagę np. na ruchome tablice multimedialne, umożliwiające zdalne współtworzenie materiałów.
Jak dobrze aranżować przestrzenie do spotkań hybrydowych?
Na stworzenie funkcjonalnej przestrzeni biurowej składa się wiele czynników, a sala spotkań nie jest tu wyjątkiem. Bazując na naszym wieloletnim doświadczeniu projektowym, przygotowaliśmy kilka inspiracji, które mogą posłużyć jako przewodnik zarówno przy tworzeniu nowych, jak i rearanżacji obecnych sal w biurach.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji należy jednak upewnić się, czy wybrane rozwiązania będą spójne nie tylko z potrzebą biznesową organizacji, ale również z jej kulturą. Warto zaznaczyć, że nie wszystkie sprawdzą się w każdej firmie, a ostatecznie mogą być wykorzystywane w nieodpowiedni sposób lub… wcale. Zdecydowanie zaleca się konsultację z doświadczonymi specjalistami, którzy pomogą dostosować rozwiązania przestrzenne do modelu pracy i specyficznych potrzeb organizacji, a także maksymalnie wykorzystać dostępny metraż (Workplace & Wellbeing Consulting).
Legenda
zakres kamery
tablica
TV/ monitor z kamerą
propozycja usadzenia
laptop służbowy
Sale spotkań
Klasyczna sala spotkań to przestrzeń uniwersalna i podstawowa, ale dająca wiele możliwości aranżacji, które wspierają inkluzywność hybrydowych spotkań. Dbając o komfort jej użytkowników, warto zainwestować w dobrej jakości rozwiązania i sprzęty audio, tj. kamery, TV, mikrofony czy panele akustyczne. Ergonomiczne krzesła konferencyjne na kółkach będą doskonałym wsparciem, zwłaszcza podczas dłuższych rozmów.
Istnieją różne układy aranżacji klasycznej sali spotkań – od poziomego, pionowego, przez półokrągły i okrągły. Jedne dają wrażenie „siedzenia przy tym samym stole”, podczas gdy inne czynią przestrzeń bardziej multifunkcyjną. Jeśli nie wiesz, który układ wybrać, skontaktuj się z nami. Służymy pomocą!
Przestrzeń typu forum
To przestrzenie najczęściej wykorzystywane do szkoleń, podsumowań czy spotkań typu town hall, choć sprawdzą się również podczas spotkaniach hybrydowych. Forum może przybrać formę prostą (grafika po lewej) lub półokrągłą (układ po prawej).
Pamiętając o zachowaniu dobrych warunków akustycznych, takie rozwiązanie można zastosować w przestrzeni otwartej biura. Drugą, znacznie lepszą ze względu na bardziej kameralną atmosferę i większą poufność, jest opcja zamkniętego pomieszczenia, pozwalająca z powodzeniem przeprowadzić spotkanie warsztatowe czy zespołową burzę mózgów.
Sala do spotkań nieformalnych
Tego typu sala umożliwia realizację nieformalnego spotkania hybrydowego, tj. cotygodniowa „wspólna kawa”, podczas której zespół dzieli się swoimi ostatnimi doświadczeniami. Wyposażenie jej w rozwiązania typu soft seating i roślinność sprawią, że pracownicy przebywający w biurze poczują się bardziej jak podczas home office.
Sala do spotkań nieformalnych to również świetne miejsce do integracji w biurze. To przestrzeń, w której pracownicy mogą się spotkać i porozmawiać w mniej formalnej atmosferze lub odbyć bardziej poufną rozmowę z managerem. Jej aranżacja oraz funkcjonowanie powinny być dopasowane do kultury organizacyjnej firmy. Z pewnością przydatne będą tu elastyczne i modułowe rozwiązanie meblowe, tj. tablice, telewizory na kółkach, lekkie kanapy, sofy czy pufy, które z łatwością pozwolą dostosować przestrzeń do bieżących potrzeb zespołu i spotkania.
Pokój jednoosobowy
Pokoje jednoosobowe to niewielkie przestrzenie, które warto mieć w swoim biurze. Przy pracy hybrydowej mogą spełniać aż 3 różne funkcje:
⚬ miejsce do pracy indywidualnej (focus room lub phone booth),
⚬ miejsce do warsztatowych spotkań hybrydowych dla 1 os.,
⚬ miejsce do szybkiej konsultacji i współpracy 2 os.
Pokój jednoosobowy
Pokoje jednoosobowe to niewielkie przestrzenie, które warto mieć w swoim biurze. Przy pracy hybrydowej mogą spełniać aż 3 różne funkcje:
⚬ miejsce do pracy indywidualnej (focus room lub phone booth),
⚬ miejsce do warsztatowych spotkań hybrydowych dla 1 os.,
⚬ miejsce do szybkiej konsultacji i współpracy 2 os.
Zastanawiasz się, jak to może wyglądać u Ciebie? A może szukasz pomocy i inspiracji przy projekcie biura?
Skontaktuj się z autorką materiału!
Anna Dziadkowiec
Your Workplace Partner
